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    Especial Gestión de flotas: software de gestión de empresas

    Gestión de flotas Gestión de flotas Industria auxiliar

    La perfecta gestión de las flotas y de todo lo relativo a la operativa de las empresas de transporte resulta fundamental de cara a ser más competitivos y alcanzar la rentabilidad empresarial. Es por ello que la integración de los dispositivos embarcados para la gestión del vehículo con los "software de gestión de empresas" se antoja como fundamental para incrementar la eficiencia de las mismas.

    En este sentido, la evolución de estos equipos en los últimos años ha resultado vital para entender hasta qué punto resultan hoy en día fundamentales para mejorar la gestión integral de las empresas de transporte. Han dejado de ser meros localizadores para convertirse en una perfecta solución para mejorar la operatividad y rentabilidad de estas compañías.
    El punto de inflexión en este ámbito se produjo cuando se introdujo el tacógrafo digital, en tanto que la integración de los dispositivos con este "controlador" permitía disponer de los tiempos de conducción y descanso de los conductores en tiempo real, lo que garantizaba mejorar la gestión del tráfico enormemente. Si a ello le sumas la posibilidad de descargar de forma remota los datos del propio tacógrafo y de las tarjetas de los chóferes de forma automática, o el hecho de poder llevar un control sobre todo lo relacionado con la propia conducción (optimización de las rutas, ahorro de consumos de combustible, etc.), algo que afecta a la cuenta de resultados propia de las empresas, entendemos el valor que tienen estos sistemas actualmente. Se trata, al fin y al cabo, de optimizar al máximo sus propios recursos.

    Software de gestión de flotas

    Un mundo de posibilidades

    Pero los sistemas de gestión de flotas van mucho más allá, en tanto que hoy en día permiten desde gestionar las cargas hasta digitalizar los CMR o firmar una prueba de entrega sobre el terminal móvil gracias, también, a la posibilidad de instalar distintas aplicaciones en equipos externos.
    Asimismo, también permiten llevar un control integral sobre el semirremolque, tanto en lo que se refiere al sistema de frenado por temas de mantenimiento como de ubicación atendiendo a la seguridad y gestión logística de los mismos.

    Una integración perfecta

    Con todo, cada vez va siendo más habitual que se produzca una integración entre el equipo embarcado propio para la gestión de la flota con el "software de gestión de la empresa" de cara a facilitar toda la operativa de la compañía.
    Así, por ejemplo, resulta más fácil pasar la información de un pedido al conductor a través de dicho dispositivo embarcado. A su vez, la máquina va dando un "feedback" de forma automática al software de gestión sobre un recorrido concreto, de manera que se pueda llevar un control sobre el coste concreto de ese viaje.
    También el hecho de que poder realizar la gestión documental desde la misma cabina del vehículo y que se pueda "ligar" directamente a los pedidos que están en el software de gestión, garantiza el perfecto funcionamiento de la compañía. Y es que los profesionales lo que buscan son sistemas completos que les garantice la rentabilidad desde el primer día y les permita mejorar toda su operativa.

    Gestión de flotas

    Software de gestión de empresas de transporte

    Pueden funcionar perfectamente como sistemas complementarios a los equipos embarcados para la "gestión de flotas" (aunque se solapen algunas de sus aplicaciones), pero a diferencia de éstos, los "software de gestión de empresas de transporte" tienen la particularidad de trabajar "de puertas para adentro", es decir, dan solución a todo lo relacionado con la operativa de la compañía en casos como puedan ser la creación y gestión de los pedidos, la gestión de los pactos que se hacen con los clientes en cuestiones con las tarifas, la imputación de quién va a realizar el pedido (ya sea un vehículo propio o subcontratado), la facturación, la contabilidad de la empresa, etc.
    ¿Dónde se "encuentran" el sistema TMS (Transportation Management System), con una gestión de flota? En el momento en que los servicios están asignados a un camión y se están realizando, llevan intrínseco un estado que la empresa va a querer saber, ya sea el instante en que se inicia el servicio, si se está en ruta, si se ha cargado o descargado la mercancía, dónde se encuentra el vehículo, etc., justo lo que ofrecen los sistemas de informática embarcada. Los TMS lo que hacen es una integración con dichos sistemas. En este sentido, los posicionamientos que dan los equipos embarcados van a servir al TMS para poder hacer una asignación más ajustada del mejor recurso para poder realizar el servicio.
    El sistema debe tener, además, una gestión de calidad para controlar toda la analítica de márgenes de venta por cliente, por ruta, por vehículo, por tipo de transporte, etc..
    Los software de gestión, además, se pueden adaptar a las necesidades puntuales de cada cliente y a su estructura empresarial teniendo en cuenta sus especificidades y actividad particular. Además, los TMS deben ser evolutivos en el sentido de que deben ajustarse a la casuística de cada compañía, así como a los posibles cambios en cuanto al modelo de negocio que puedan tener.

    PTV Group

    PTV Group extiende su gama de soluciones con PTV Route Optimiser albergada en el cloud

    Experto en las soluciones para la logística y el transporte, PTV Group comercializa PTV Route Optimiser, la solución de optimización de rutas albergada en el cloud. Con grandes posibilidades de personalización y de flexibilidad, la herramienta combina los renombrados algoritmos de cálculos de itinerarios de PTV Group, de esta manera que hace más fácil la planificación de entregas, calculando el mejor itinerario posible y optimizando el uso de la flota de vehículos; y ello desde cualquier sitio.
    En el mundo conectado de hoy, las empresas del sector logístico buscan soluciones software flexibles que les permitan trabajar y utilizar su infraestructura informática de cualquier sitio. Por eso, PTV Group extiende su gama de soluciones cloud añadiendo la planificación flexible y la optimización de rutas vía PTV Route Optimiser. El programa funciona online: es de acceso fácil vía internet, se puede integrar a un CRM, a un software de gestión de flota o a un TMS.

    Mejorar la eficacia de la flota y de la actividad
    Sea para una planificación diaria o semanal, unos transportes mixtos hacia un almacén o entregas en directo, PTV Route Optimiser programa los pedidos de transporte para itinerarios optimizados, integrando todas las restricciones importantes como las relativas a los vehículos pesados, los horarios de apertura de los almacenes, los tiempos de conducción, el número de vehículos, el tipo de carga o la franja horaria de entrega específica según el cliente. Gracias a procesos totalmente automatizados y estandarizados, los itinerarios de una flota entera se pueden programar en sólo una vez, evitando así los errores y reduciendo el tiempo de planificación a un par de minutos.

    PTV Group
    PTV Route Optimiser es una solución de gestión completa que permite no solo la planificación de las rutas, sino también la organización de las flotas, de los conductores, de los almacenes y de las redes logísticas. La herramienta conecta el WMS y el TMS con la parte comercial, lo que mejora el control de los recursos y del flujo de información. El programa puede también hacer sugerencias para aumentar la eficacia, por ejemplo, ajustando el tamaño de la flota, mejorando las combinaciones de vehículos, reduciendo el número de vehículos duplicando el uso de algunos o asociando recogidas y entregas. Permite también una planificación temporal según la variabilidad de la actividad y contribuye a reducir las emisiones de CO2 reduciendo los kilómetros recorridos y los recursos utilizados.

    Reducir los costes de operación con la optimización de rutas
    Una planificación profesional de las rutas puede llevar a importantes ahorros, cualquiera que sea el tamaño de la flota. Los usuarios de PTV Route Optimiser declaran un ahorro medio de un 10% sobre el coste de su flota, y muchos unas cifras superiores a un 25% de ahorro, con una inversión en capital débil y unos costes mensuales atractivos. De todos modos, el software resulta rentable desde el primer día de uso. Además, los informes concisos que se pueden obtener, permite vigilar fácilmente los indicadores claves de resultados, los recursos empleados, los costes y los ingresos.

    Juan Jesús Reyes

    Juan Jesús Reyes, gerente de Laso, S.L.

    Laso, S.L. es una empresa aragonesa dedicada al desarrollo de servicios completos de hardware y software de gestión de empresas de transporte, entre otras, con el objetivo de facilitar la integración entre los distintos departamentos que la integran, además de con los vehículos, buscando la máxima eficiencia operativa. De todo ello nos habla en la siguiente entrevista su gerente, Juan Jesús Reyes.

     

    ¿En qué consiste un software de gestión de empresas de transporte y cuáles son sus principales características?


    Cuando hablamos de un software de transporte, tiene que estar diseñado para facilitar el día a día de los distintos departamentos de la empresa. El tráfico tiene que ser ágil, rápido y muy intuitivo, y que esta labor sea aprovechable por el resto de departamentos para evitar duplicidad de trabajos. Con todo, sus principales características son su agilidad, su posibilidad de integración y el servicio que presta.
    Además, hay otras labores necesarias que hay que darles una solución rápida y efectiva; en este sentido, dentro del sector de transporte existe una gestión documental necesaria que genera mucho tiempo y hay que darle una solución.
    Un aspecto importante es la proyección del cliente a largo plazo. El software que elija debe cumplir tanto las expectativas actuales como las futuras. El crecimiento y las necesidades que se puedan prever también deben estar solventadas por parte del software de gestión.

    ¿Se podría decir que existe un tamaño de empresa ideal para que le convenga instalar este software?


    No, teniendo en cuenta que el tamaño de una empresa se puede valorar de distintas maneras. Cada compañía, y más en el transporte, es un mundo, y por lo tanto a cada una se le puede presentar la necesidad por distintas circunstancias. La realidad es que el crecimiento de una empresa no es exponencial con la inversión en tecnología, y por esta circunstancia llega un momento en que aparece el cuello de botella en tráfico y administración. Nuestra labor es ofrecer el producto a todas las empresas independientemente de su tamaño, para que puedan ver el momento más adecuado para su implantación y aporten soluciones a necesidades futuras. Si no ven el producto es difícil que puedan conocer sus ventajas.

    ¿Se amolda Laso a las exigencias y necesidades de la empresa?


    Efectivamente, nos amoldamos a las necesidades propias de cada cliente. Para ello, contamos con NETOFFICE TRANSPORTE, un software a medida para el transporte y a partir de esa base se genera la solución específica para cada cliente.
    En cuanto al software en sí, NETOFFICE TRANSPORTE está diseñado, creado y distribuido exclusivamente por nuestra empresa, tanto la parte de tráfico como la administrativa-contable. Esto nos permite poder satisfacer las exigencias y necesidades de nuestros clientes.

    En cuanto a la diferente oferta de servicios que ofrecen las empresas desarrolladoras de software, ¿en qué se debe fijar la compañía de transporte?


    Nuestra filosofía es la de una empresa de servicios; pensamos que la satisfacción del cliente y el éxito de una nueva implantación está en la combinación de varios factores: un ERP acorde a las necesidades reales del usuario y una atención personal y efectiva tanto en la implantación como en la asistencia.

    ¿Disponen de un cálculo aproximado en tiempo sobre la amortización de la inversión en esta tecnología?


    Con la implantación de NETOFFICE TRANSPORTE se genera un ahorro en tiempos de reacción y también administrativos. Ahora bien, la amortización económica es difícil de valorar y depende mucho del punto anterior en el cual se encontraba el cliente.
    En cualquier caso, siempre valoran más el 'ahorro en tiempos' que a nivel económico. Calidad de trabajo para el personal, al fin y al cabo.

    ¿Cómo interacciona este software con los vehículos?


    NETOFFICE TRANSPORTE dispone de un módulo, NETOFFICE DRIVER APP, que es una aplicación móvil para dispositivos android desde el cual tráfico envía la información del viaje al conductor y éste informa a la central del estado del operativo (inicio del mismo, cargando, en ruta, descargado…). A su vez, pueden mandar información del pedido (palets, kilos, incidencias…), incluso tienen la posibilidad de enviar documentos a través de la cámara del dispositivo (albaranes, fotos de carga, etc). Al recepcionar esta información, tráfico recibe también kilómetros recorridos (vacíos/cargados) y horas.
    Además, NETOFFICE TRANSPORTE y NETOFFICE DRIVER APP se pueden integrar con los principales proveedores de gestión de flotas y localización GPS; a través de esta integración, los kilómetros de la ruta siempre son los reales, importando también datos del tacógrafo.


    ¿Necesita un periodo formativo aprender a utilizar este software? ¿Dan ustedes este servicio?


    El éxito de una implantación radica en la formación. Nosotros nos desplazamos a las instalaciones de cliente para realizar un periodo formativo con el personal necesario para garantizar el éxito.

    ¿Existe algún tipo de subvención que ayude en esta materia?


    Las subvenciones pueden ser estatales o autonómicas. En cuanto a las primeras, en todo lo que tiene que ver con tecnología están bastante paradas y las pocas que hay están enfocadas a grandes empresas con unos volúmenes mínimos de inversión un poco desorbitados para las necesidades reales de los clientes.
    Por lo que respecta a las subvenciones autonómicas dependen de cada autonomía y las van sacando en función de presupuestos; hay comunidades que apoyan más las inversiones tecnológicas, pero en general ahora mismo son prácticamente inexistentes.

    A nivel europeo, ¿están captando otras multinacionales a empresas españolas?


    Nosotros creemos que la competencia es buena, ya que ello nos hace evolucionar y así conseguimos satisfacer mejor a nuestros clientes. En cualquier caso, no realizamos estudios sobre la competencia.

    Laso
    35 años de historia

    La trayectoria de Laso, S.L. comenzó hace 35 años, cuando Martín Laso (fundador de la compañía) comenzó a desarrollar sencillos programas de ordenadores a medida para empresas, entre otras, de transporte. Poco a poco fue evolucionando hasta que en la actualidad es una referencia en todo lo relacionado con herramientas tecnológicas ERP, que permite a las empresas disponer de un sistema totalmente integrado con las últimas tecnologías, así como la planificación y optimización de los recursos físicos, técnicos y humanos.


    "Lo que tratamos es de dar a las empresas de transporte soluciones inmediatas que les ayude en su gestión diaria. El cliente, además, lo que quiere es tener un único interlocutor que dé respuesta a todas sus necesidades", explica Iñaki Navarro, director comercial de Laso.
    Hoy, la compañía afincada en Zaragoza, cuenta con un personal de 17 personas, incluyendo los programadores, que dan servicio a 180 empresas de transporte implantadas por toda la geografía de española.
    Con todo, el éxito de este tipo de herramientas también tiene que ver mucho con la formación. "Es decir, hacemos un poco de gestores, guiando a nuestros clientes sobre cómo funcionan nuestras soluciones durante el tiempo que haga falta, para posteriormente, a través de Internet, ir solventando todas las dudas que puedan tener", afirma Iñaki Navarro.

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    Este artículo, completo publicado en la revista Transporte Profesional
    Número 374 - mayo 2017
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